Perlindungan Dan Pengamanan Arsip Vital

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve. Kata ini pun berasal dari bahasa Yunani, Arche yang berarti permulaan. Kemudian berkembang menjadi Archia yang berarti catatan. Selanjutnya berkembang lagi menjadi Ar-cheion yang berarti gedung pemerintahan. Arsip dalam bahasa Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip”. Kemudian menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1: (1) naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. (2) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perseorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sehingga, arsip dapat disimpulkan sebagai naskah yang diciptakan atau diterima oleh suatu instansi, organisasi, atau perseorangan yang memiliki beragam corak. (Riven et al, 2015).Berkaitan dengan hal di atas Sulistyo Basuki (2003), menuliskan bahwa berdasarkan kepentingannya arsip dapat dibagi atas arsip kelas 1 (vital), arsip kelas 2 (penting), arsip kelas 3 (bermanfaat), dan arsip kelas 4 (tidak penting). Pengertian arsip vital berdasarkan Surat Edaran Nomor: Se/06/M.Pan/3/2005 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia tahun 2005 Tentang Program Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana, adalah dokumen/arsip yang diperlukan untuk kelangsungan operasional organisasi pemerintah dalam kegiatan berbangsa dan bernegara, seperti sertifikat tanah, bukti-bukti kepemilikan, bukti-bukti sah di pengadilan dan naskah-naskah berharga lainnya. Kemudian berdasarkan Peraturan Kepala ANRI No. 6 tahun 2005, pengertian arsip vital adalah dokumen/arsip vital negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta asset instansi. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (2003), arsip vital adalah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan korporasi yang disebut juga arsip dinamis kelas I. Arsip vital dapat berupa arsip dinamis aktif dan inaktif. Pada kelompok arsip aktif, berarti frekuensi penggunaan arsip vital masih tinggi. Sementara saat frekuensi penggunaan arsip vital telah menurun, maka statusnya menjadi arsip inaktif. Arsip vital merupakan arsip yang sangat dibutuhkan untuk kelangsungan organisasi. Hal ini karena arsip vital merupakan arsip yang sangat penting untuk kelangsungan hidup organisasi. Mengingat peranan arsip vital bagi instansi adalah sangat penting, maka kerusakan arsip vital dapat mengakibatkan instansi penciptanya mengalami kerugian, collapse atau bahkan mati. Oleh karena pentingnya arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip baik dari faktor bencana ataupun faktor manusia. Perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital dapat dilakukan dengan cara pengolahan arsip vital yang terprogram (Riven et al, 2015). Warta Oseanografi LIPI Vol. XXIX No. 3 Juli - September