TOOLKIT

Implementasi Satu Data

4.1. Tahap Implementasi Pada Penyedia Data

Bagian ini menjelaskan beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh instansi dalam melakukan inisiatif Satu Data. Berikut adalah tahapan-tahapan implementasi pada sisi penyedia data:

 

4.1.1. Komitmen Instansi

Komitmen instansi ditandai dengan dibuatnya surat pernyataan kesediaan bergabung dalam Portal Data Indonesia oleh kepala instansi terkait. Setelah itu, dilanjutkan dengan melakukan penunjukkan pejabat penghubung Portal Data Indonesia, yang memiliki tugas:

  • Melakukan koordinasi internal instansi untuk implementasi Satu Data.
  • Bekerja sama dengan tim pusat untuk mengidentifikasi dan melakukan perumusan kebijakan reformasi tata kelola data di instansi.
  • Menyediakan data secara berkelanjutan di dalam portal sesuai dengan prinsip Data Terbuka.
  • Merespons permintaan dan/atau pertanyaan lain dari pengguna yang berkaitan dengan data.
  • Mendorong pemanfaatan data secara aktif.

 

4.1.2. Assessment dan Inventarisasi Data

Setelah komitmen dilakukan, selanjutnya perlu untuk diketahui kondisi terkini dari tata kelola data pada institusi. Tim Satu Data instansi melakukan assessment kesiapan dan kekurangan apa saja yang ada terkait tata kelola data. Assessment mencakup kesiapan secara regulasi, teknis, dan sumber daya manusia. Setelah assessment, dilakukan inventarisasi untuk mengetahui data apa saja yang dimiliki oleh institusi. Inventarisasi dilakukan dengan mekanisme Data Discovery Workshop (DDW). Berikut adalah tata cara pelaksanaan DDW:

 

Tujuan DDW

  1. Menjadi ajang untuk K/L/D menginventarisasi kondisi data internal (data apa saja yang diproduksi di setiap unit kerja dan data apa saja yang dibutuhkan).
  2. Menjadi tempat berinteraksi antara Satuan Kerja (Satker)/SKPD dengan tim Satu Data untuk mengkomunikasikan ide-ide dan masalah yang berhubungan dengan gerakan Satu Data.
  3. Menghasilkan DRP (Data Release Plan) yang menjadi acuan bagi tim Satu Data instansi untuk melakukan manajemen data di dalam portal Satu Data Indonesia.

 

Persiapan Sebelum DDW

Sebelum melaksanakan DDW, harap diperhatikan beberapa hal  berikut:

  1. Pastikan sudah terbentuk tim Satu Data di instansi yang terdiri dari 3 komponen: fungsi bidang hukum & kebijakan, fungsi bidang teknologi informasi, dan fungsi bidang komunikasi.
  2. Sudah ada komitmen dari pimpinan tertinggi instansi untuk implementasi Satu Data dan memulai Data Discovery Workshop. Selain itu, tim Satu Data di instansi setidaknya telah melakukan pertemuan-pertemuan informal sebelumnya dengan Satker/SKPD yang akan menjadi peserta DDW dan telah memberikan beberapa informasi terkait apa itu Satu Data dan manfaatnya.

 

Waktu Pelaksanaan DDW

DDW tidak hanya dilaksanakan sekali. DDW sangat perlu untuk dilaksanakan secara berkala sehingga proses inventarisasi dan pengumpulan data yang dimiliki oleh masing-masing Satker/SKPD untuk bisa terus berjalan dan dapat ditampilkan ke dalam portal Satu Data Indonesia secara berkelanjutan.

DDW sangat disarankan untuk dilaksanakan oleh masing-masing instansi setiap triwulan, dimulai pada bulan Januari/Februari.

 

Langkah-langkah dalam melakukan DDW

DDW terdiri dari 4 tahap utama. Pada bagian ini, akan dijabarkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam setiap tahapannya.

  1. Tahap Perencanaan

Melakukan kontak dengan pejabat penghubung dan timnya untuk merencanakan DDW di instansinya (waktu yang dibutuhkan pada tahap ini sekitar 2 jam).

  • Tim Pusat akan bertemu terlebih dahulu dengan pejabat penghubung dan timnya untuk membicarakan hal-hal berikut:
  1. Satker/SKPD mana saja yang akan mengikuti DDW.
  2. Menetapkan waktu untuk melaksanakan pembagian template DDW dan penjelasan terkait pengisiannya kepada Satker/SKPD.
  3. Menetapkan jadwal pertemuan tatap muka antara tim pusat, tim Satu Data instansi, dan Satker/SKPD yang ikut dalam DDW.
  4. Menetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikan DRP (Data Release Plan) yang disusun berdasarkan template DDW yang telah diisi oleh Satker/SKPD dan diverifikasi oleh tim pusat dan tim Satu Data instansi.

 

  • Tim Satu Data instansi akan mengirimkan undangan DDW  dan penjelasan DDW kepada Satker/SKPD yang terpilih.

 

  1.  Tahap Pengarahan

Mendistribusikan template DDW beserta penjelasan cara pengisian kepada Satker/SKPD yang akan terlibat di dalam DDW (waktu yang dibutuhkan pada tahap ini sekitar 2 jam).

  1. Satker/SKPD akan mendapatkan penjelasan bagaimana cara mengisi template DDW. Waktu dan tempat pelaksanaan telah ditetapkan pada tahapan pertama.
  2. Satker/SKPD akan diinformasikan mengenai tenggat waktu penyelesaian pengisian template tersebut, serta jadwal pertemuan tatap muka dengan tim pusat dan tim Satu Data instansi.
  3. Setelah pertemuan tatap muka, diadakan pertemuan untuk pengumpulan data dan menjelaskan tahapan implementasi Satu Data setelah DDW.

 

  1. Tahap Pertemuan Tatap Muka

Melakukan pertemuan tatap muka dengan Satker/SKPD yang terlibat DDW untuk melakukan verifikasi dan memberikan komitmen penyerahan data (waktu yang dibutuhkan pada tahap ini sekitar 2-5 hari kerja).

  1. Tim pusat dan tim Satu Data instansi akan bertemu dengan Satker/SKPD yang terlibat DDW berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan pada tahap pertama.
  2. Satker/SKPD membawa template DDW yang telah mereka isi untuk diverifikasi dan dikonfirmasi oleh tim pusat dan tim Satu Data instansi.
  3. Tim pusat dan tim Satu Data instansi akan melakukan eksplorasi lebih lanjut mengenai data apa lagi yang dimiliki oleh Satker/SKPD untuk memperkaya isi dalam template DDW tersebut.

Tim pusat dan tim Satu Data instansi akan melakukan verifikasi atas template DRP yang diisi oleh Satker/SKPD. Ada 4 poin yang akan diverifikasi oleh tim pusat dan tim Satu Data instansi:

  • Status kepemilikan dari data: Untuk memastikan bahwa data tersebut benar-benar milik dari Satker/SKPD.
  • Memastikan data tersebut sudah terklasifikasi dengan baik untuk penyusunan DRP. Terdapat 3 jenis klasifikasi akses dataset:
    • Publik: data yang sifatnya publik sesuai UU Nomor 14 Tahun 2008
    • Privat: data yang dikecualikan sesuai UU Nomor 14 Tahun 2008
  • Memastikan tanggal penyerahan data tersebut dari Satker/SKPD ke tim Satu Data instansi.
  • Memastikan tanggal pemutakhiran data yang tersedia.

 

  1. Tim pusat dan tim Satu Data instansi akan secara bersama-sama menyepakati seluruh DRP yang dihasilkan oleh masing-masing Satker/SKPD menjadi satu dokumen. Dokumen tersebut akan menjadi dasar bagi tim pusat dan tim Satu Data instansi untuk melakukan pengawasan manajemen data di dalam portal Satu Data Indonesia.

 

  1. Tahap Akhir DDW

Setelah pertemuan tatap muka, tim pusat dan tim Satu Data organisasi telah memiliki daftar data yang dimiliki oleh setiap Satker/SKPD. Setelah itu, semua Satker/SKPD yang berpartisipasi dikumpulkan dalam forum bersama untuk membahas penyerahan dataset.

Selain itu, dibahas juga tahapan keterhubungan berikutnya yang perlu dilakukan oleh internal K/L/D. Tahapan keterhubungan berikutnya adalah pengumpulan dataset dan pembuatan Portal Satu Data. Terdapat dua opsi bagi Tim Satu Data organisasi untuk membangun portal pengumpulan dataset (Portal Satu Data organisasi).

  1. Membangun secara mandiri Portal data yang terintegrasi dengan Portal Satu Data Nasional. Hal ini berguna untuk mengingkatkan sense of ownership K/L/D, sehingga keterhubungan  bisa lebih berkesinambungan. Selain itu, dengan membangun portal datanya secara mandiri, K/L/D dapat membangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan internal instansi. Hal yang perlu diperhatikan adalah sistem yang dibangun harus bisa terintegrasi dengan Portal Satu Data Nasional.
  2. Menginduk pada Portal Satu Data Nasional. K/L/D yang belum memiliki sistem pengelolaan data mandiri dapat menginduk pada Portal Satu Data Nasional dan mengunggah datasetnya secara manual. Tapi, hal ini tidak berlangsung lama; K/L/D idealnya membangun Portal Data yang terintegrasi dengan platform yang disarankan dari Tim Pusat Satu Data. Semua data yang telah diunggah secara manual, dapat diintegrasikan kembali secara otomatis dengan sistem yang akan dibangun.

Dalam hal sistem pengelolaan data di K/L/D, kedua opsi tersebut diperbolehkan. Akan tetapi, pengelola data di K/L/D tidak boleh melakukan pengulangan unggah data/unggah dataset yang sama di dua portal yang berbeda (inefisiensi pekerjaan). Semua dataset perlu disediakan secara ‘satu pintu’, dan sistem dapat saling berkomunikasi, sinkronisasi otomatis.

 

Keempat tahapan tersebut adalah satu rangkaian siklus DDW. Setiap pelaksanaan DDW akan selalu menghasilkan DRP (Data Release Plan) yang merupakan acuan bagi tim pusat dan tim Satu Data instansi untuk menjamin ketersediaan data di dalam portal Satu Data Indonesia secara berkelanjutan. Selain itu, DDW juga memuat aktivitas inventarisasi akan kebutuhan data dari instansi lain yang dapat dilakukan pada tahapan akhir.

 

4.1.3. Pemilihan Prioritas dan Penyusunan Rencana Aksi

Setelah assessment dan inventarisasi data selesai dilakukan, diperlukan pemilihan prioritas dari instansi terkait data. Prioritas yang dimaksud adalah prioritas pembenahan tata kelola data. Prioritas tersebut akan dijadikan dasar dalam penyusunan rencana aksi tahunan. Rencana aksi diperlukan sebagai pedoman instansi dalam melakukan keterbukaan data.

 

4.1.4. Pengumpulan dan Verifikasi Data di Setiap Unit Kerja

Data yang telah diinventarisasi kemudian dikumpulkan dan diverifikasi. Kegiatan pengumpulan dan verifikasi ini dilakukan tiap Satker/SKPD yang ada di dalam instansi.

 

4.1.5. Integrasi dan Publikasi Data

Melakukan integrasi dan persiapan rilis oleh tim satu data instansi. Selanjutnya melakukan publikasi data di Portal Satu Data.

 

4.1.6. Pemutakhiran Data

Melakukan pembaharuan data secara berkala. Tahap ini penting dilakukan agar data yang disajikan mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan terkini.

 

4.1.7. Pelibatan Eksternal dan Internal

Pelibatan eksternal dan internal dilakukan agar terjadi pemanfaatan data oleh masyarakat dan Satker/SKPD, sehingga data yang disajikan dapat bermanfaat.

Berikut ini adalah beberapa panduan, presentasi, dan materi pelatihan lainnya untuk topik Satu Data:

 

  •    Perkenalan Satu Data Indonesia (ppt)

Paparan perkenalan inisiatif Satu Data Indonesia. 

TAUTAN UNDUH

  •    Panduan Mempersiapkan Data Terbuka (doc)

Bagian ini berisi beberapa teknik dan standar yang disarankan untuk digunakan ketika melakukan standardisasi data menjadi lebih machine-readable dan reusable. Lampiran ini berisi informasi bagaimana cara melakukan penyusunan data dan memberikan petunjuk bagaimana cara melakukan penulisan data yang sesuai dengan standar Data Terbuka.

TAUTAN UNDUH

  •    Panduan Publikasi Data Terbuka

Sebelum melakukan publikasi data, K/L/D/I melakukan pemenuhan metadata. 

Berikut template metadata yang digunakan dalam Portal Satu Data Indonesia.

Template Metadata Portal Satu Data

  •    Anonimisasi (Supply and Quality of Data)

Dalam publikasi data, terdapat beberapa data yang dikecualikan. Untuk mengatur data yang dikecualikan tersebut, maka perlu dilakukan proses anonimisasi. Anonimisasi adalah proses mengaburkan atau menghilangkan informasi dari dataset yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi individu, rumah tangga atau bisnis, sehingga kerahasiaan tetap terjaga. Proses anonimisasi penting untuk melindungi kerahasiaan saat merilis data publik. Hal tersebut sama pentingnya dengan kebutuhan organisasi untuk mendefinisikan secara jelas kebijakan privasi mereka mengenai tata kelola data, baik bagi individu penyedia dan pengguna data. Pada lampiran berikut merupakan panduan data yang dikecualikan pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008.

  •    Panduan Instalasi Portal Data

Portal Data merupakan wadah untuk integrasi dan publikasi data dalam format data terbuka. Ada dua opsi pengembangan Portal Data. Opsi pertama adalah menginduk dalam Portal Satu Data Indonesia, https://data.go.id. K/L/D/I akan diberikan akun dan dibuatkan organisasi sendiri untuk dikelola di internalnya. Opsi kedua adalah dengan membangun secara mandiri Portal Data yang terintegrasi dengan Portal Satu Data Indonesia. Melalui opsi kedua, Tim Satu Data Indonesia menyarankan untuk menggunakan open source CKAN. 

Berikut panduan instalasi CKAN, platform yang serupa dengan Portal Satu Data Indonesia, https://data.go.id, yang diadaptasi dari http://docs.ckan.org/en/latest/maintaining/getting-started.html

TAUTAN UNDUH

  •    Panduan Pengelolaan data.go.id

Untuk menjalankan pengoperasian data.go.id secara maksimal di masing-masing instansi, maka dibutuhkan tim yang bertanggung jawab atas pengelolaan tersebut agar kegiatan ini berjalan secara berkelanjutan.

Berikut dilampirkan panduan dalam membentuk tim tersebut. Panduan tersebut mencakup tugas dari masing-masing anggota tim dan proses bisnis dari tim dalam mengelola Gerakan Keterbukaan Data.

  •    Panduan Penggunaan Data Pada data.go.id

Data yang disediakan dalam portal data.go.id memiliki potensi besar untuk pengintegrasian, penarikan turunan, analisis dan lain-lain dengan tujuan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan oleh pemerintah.

Di bawah ini dilampirkan panduan dalam menggunakan data pada data.go.id yang dapat dimanfaatkan oleh para pengguna.

  •    Lisensi Creative Commons Pada Data Terbuka

Seluruh data yang ditampilkan dalam data.go.id diwajibkan menggunakan lisensi Creative Commons Attribution (CC-BY).  Lisensi tersebut merupakan mekanisme lisensi yang memungkinkan pengguna data untuk menggunakan data yang tersedia dalam data.go.id tanpa halangan apapun dengan tetap mempertahankan hak cipta atas data tersebut kepada pemilik data.

Berikut dilampirkan alasan penggunaan lisensi CC-BY dan tata cara lengkap penggunaan lisensi tersebut pada data.

 

4.2. Demand and Engagement

Untuk mendukung keberlangsungan inisiatif Satu Data Indonesia, diperlukan keterlibatan seluruh lapisan masyarakat yang terdiri dari, developer, programmers, komunitas, jurnalis, LSM, kalangan profesional, dan akademisi. Oleh karena itu, untuk menjalin keterlibatan berbagai pihak, diperlukan tahapan strategi, yang terdiri dari:

 

4.2.1. Tahap 1: Keterlibatan Awal

Tahap awal dalam keterlibatan inisiatif Satu Data adalah melakukan identifikasi para penyedia data dan pengguna data, serta mendorong mereka untuk mengambil langkah-langkah awal menuju sebuah inisiatif Satu Data. Pada sisi penyedia data, dilakukan dengan mengidentifikasi penanggung jawab data di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah. Pada sisi pengguna data, dilakukan dengan mengidentifikasi instansi yang memiliki dana dan sarana untuk segera menerapkan prinsip data terbuka. Tahap ini bertujuan untuk menumbuhkan awareness terhadap penggunaan, manfaat dan peluang yang diberikan oleh data terbuka. Acara dan program berikut merupakan contoh dari strategi tahap 1:

 

Open Data Sensitization Workshop

Lokakarya ini ditujukan untuk kalangan pengguna yang beragam dengan tujuan memberikan gambaran tentang penggunaan data terbuka dan manfaatnya. Lokakarya ini juga diharapkan dapat menjadi tempat berbagi pengalaman dan wawasan bagi produsen dan konsumen data terbuka yang berasal dari berbagai negara dan daerah.

 

The Business Case for Open Data Roundtable

Acara ini bertujuan untuk memperkenalkan manfaat dari data terbuka secara sosial, ekonomi, dan swasta. Acara ini juga bertujuan untuk menumbuhkan kepemimpinan di kedua sisi penawaran dan permintaan. Informasi yang disajikan pada acara ini khusus untuk kelompok pengambil keputusan, yakni  pemerintah, CEOs, media, direktur dari organisasi masyarakat sipil dan lain sebagainya.

 

Data Liberation Scrapathon

Program ini merupakan sebuah program dua hari yang diadakan untuk mengumpulkan international coders dan local civic coders, dengan tujuan mengubah data pemerintah yang tidak terstruktur menjadi format terbuka sehingga dapat digunakan untuk mengisi platform data terbuka dan digunakan kembali oleh masyarakat. Program ini memberikan kesempatan untuk mendapatkan daya tarik pada proses awal data terbuka dengan memanfaatkan apa yang sudah tersediauntuk membangun momentum menuju keterbukaan lebih lanjut oleh masing-masing kementerian.

4.2.2. Tahap 2: Pengembangan Kapasitas

Agar data menjadi berguna, konsumen harus mengembangkan literasi data. Pengguna harus memahami data, cara memperoleh data dan penerapan data sesuai kebutuhan. Strategi keterlibatan dalam tahap ini yakni meningkatkan kesadaran terhadap data dan kapasitas teknis di kalangan pengguna yang berpotensi, termasuk wartawan, LSM, akademisi, dan pengembang perangkat lunak. Tingkat dan model pelatihan teknis tergantung pada penggunanya. Idealnya, pengguna akan mengambil bagian dalam beberapa kesempatan pelatihan sebagai kebutuhan, dan terhubung ke kelompok kepentingan lokal dan praktik masyarakat.

Untuk mencapai tujuan di atas, berikut beberapa pelatihan yang pernah dilakukan:

 

Open Data Literacy Bootcamps

Workshop yang dilaksanakan selama tiga hari melalui proses learning-by-doing memfokuskan pada pengembangan keterampilan inti untuk wartawan, masyarakat sipil dan coders sipil. Sesi dalam acara tersebut terdiri atas demonstrasi tentang data terbuka, pelatihan Excel/spreadsheet, membuat tabel pivot danperkenalan terhadap pemetaan Geographic Information System (GIS).

Open Data Master Classes

Kelas-kelas pada program ini memberikan pelatihan multi-week, pelatihan dengan model bootcamp untuk para praktisi dari pengguna yang sedang memperdalam tentang data dan keterampilan dalam menganalisis data.

 

E-Learning on Open Data Literacy

Kursus ini dilakukan sepanjang minggu dan dilaksanakan pertama kali di tahun 2015. Dalam kegiatan tersebut, diajarkan cara-cara dalam memberikan fasilitas dan self-guided untuk memaksimalkan utilitas data untuk khalayak luas. Kursus ini gratis, open-source dan tersedia di beberapa platform E-learning.

4.2.3. Tahap 3: Use & Re-Use

Penggunaan dan pemanfaatan data terbuka dilakukan untuk mengatasi tantangan dan peluang tertentu yang kemudian akan memperoleh hasil dan nilai yang nyata. Pemerintah  memiliki prioritas kebijakan yang digunakan untuk mencari solusi yang melibatkan data terbuka. Keterlibatan pada tahap ini dirancang untuk mengembangkan awal dari sebuah solusi. Dalam kasus lain, sektor swasta dapat melakukan analisa perusahaannya. Berikut adalah contoh keterlibatan dalam upaya untuk mengidentifikasi tantangan dan memberikan solusi secara tepat:

 

Hackathon (Kompetisi Pembuatan Aplikasi)

Hackathon dilaksanakan untuk mengembangkan dan membangun aplikasi utilitas yang dapat memecahkan masalah pembangunan dengan penekanan pada pelayanan publik, menggunakan data yang telah tersedia. Para peserta diminta untuk memberikan produk atau aplikasi yang dianggap memenuhi syarat dan tujuan dari penyelenggaraan kompetisi. Acara ini dapat menunjang masyarakat untuk turut serta membantu pemerintah dalam membuat aplikasi pengumpulan atau pemanfaatan data. Contohnya adalah Open Data Challenge, Apps untuk Pembangunan, Apps untuk Iklim dan Ketahanan Pangandan lain sebagainya.

 

4.2.4. Tahap 4: Tahapan Selanjutnya

Setelah inisiatif data terbuka berhasil dilaksanakan, strategi keterlibatan selanjutnya adalah memastikan bahwa inisiatif ini tetap berkelanjutan. Hal tersebut dapat diwujudkan melalui penguatan upaya tahap awal, penyebaran inisiatif di tingkat nasional maupun daerah, serta dukungan terhadap komunitas pengguna data lokal dan nasional. Berikut ini adalah contoh program dan kegiatan yang dapat mendorong dukungan dan partisipasi pengguna dalam mempertahankan inisiatif Data Terbuka:

Code for [Your Country]

Program kode kemitraan bersama-sama untuk mengintegrasikan coders sipil ke kementerian pemerintah untuk menyebarkan keterampilan coding, meningkatkan pelayanan publik, dan menjadikan media dan organisasi masyarakat sipil sebagai perantara yang memperkuat penciptaan konten open data, produk, dan layanan untuk konsumsi analisis publik  sertapenggunaannya. Inisiatif ini juga meningkatkan transparansi dan  akuntabilitas pemerintah dengan mendukung identifikasi dan pembukaan demand-driven.

 

International and Regional Open Data Conferences

Konferensi ini didukung oleh organisasi yang berbeda dan diadakan di seluruh dunia. Mereka menawarkan kesempatan belajar bagi penyedia data dan  menghubungkan masyarakat untuk praktik. Contohnya adalah Konferensi International Data Pemerintah Terbuka pertama dan kedua, Konferensi Pemerintah Terbuka di Moskow dan Konferensi Daerah Pertama dan Kedua pada Data Terbuka untuk Amerika Latin dan Karibia.

 

Open Data Communities

Komunitas masyarakat pengguna data di tingkat lokal maupun internasional dapat memberikan dukungan yang berkelanjutandan keterlibatan dalam jangka panjang.

Di Indonesia sendiri, telah berdiri beberapa komunitas open data seperti Open Data Lab Jakarta, Code4Nation, Code4Bandung dan Perludem. Open Data Lab Jakarta merupakan suatu organisasi yang bekerja sama dengan negara-negara ASEAN untuk meningkatkan manfaat open data dari segi sosial, politik, dan ekonomi. Code4Nation dan Code4Bandung merupakan komunitas coders yang menjadi penggagas diadakannya Hackathon Merdeka dan BoSCHA. Perludem merupakan komunitas yang mengkaji, melatih serta memonitor proses pemilu/pilkada.